Uvođenje Sustava upravljanja

PROCES UVOĐENJA SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM / OKOLIŠEM (I/ILI SIGURNOSTI NA RADU)

1. PREDANOST UPRAVLJANJA

Kako bi se ispravno proveo novi sustav upravljanja kvalitetom i okolišem, za to je potrebno vrijeme, trud i resursi. Ako se unutar organizacije pokrenuo projekt za uvođenje ISO 9001, ISO 14001 ili ISO 45001, pobrinite se da imate punu podršku za formiranje menadžerskog tima. Predanost uprave i voditelja procesa kao i svih zaposlenika ne samo da će pomoći u izvršavanju rasporeda provedbe, već će i pomoći održati funkcionalnost upravljanja sustavom nakon što je uspješno uveden u organizaciju. Jedna osoba ne može biti odgovorna za provedbu. Na projektu uvođenja norme sudjeluje formiran tim definiranjem ciljeva i politika sustava upravljanja.

2. STVARANJE TIMA  

Uspjeh svakog projekta zahtijeva učinkovito upravljanje projektima. Menadžerski tim će odrediti prioritete projekta, rokove i raspodjelu resursa. Voditelj projekta uvođenja ISO normi treba ujedno biti član tima za sustav upravljanja, koji će mu biti potpuna podrška u provođenju projekta. Voditelj projekta mora imati odgovornost i ovlast da koordinira rad cijelog tima na projektu.

3. POKRETANJE I VOĐENJE PROJEKTA

Voditelj projekta pokreće projekt na način da se pravovremeno najavi unutar tvrtke, kako bi se čitava organizacija upoznala s njim zbog novih zahtjeva sustava upravljanja kvalitetom / okolišem / zdravljem i sigurnosti na radu, koje će tvrtka provoditi. Potrebno je predstaviti tim koji će biti upoznat sa priznanjem i zadovoljstvom koje će im pružiti Sustav, što je važnije od novčane naknade za obavljeni posao. 

Vrijedi provesti internu edukaciju za ISO 9001, ISO 14001 ili ISO 45001, tako da se tim i / ili tvrtka mogu upoznati s konceptima. Potrebno je redovito ispunjavati check-listu kako bi se pratili postignuti rezultati.

Nužno je održavati i povremene sastanke sa zaposlenicima kako bi i oni bili upoznati sa izmjenama koje su nastupile, te kako bi se mogli prilagoditi njima.

4. GAP ANALIZA – SNIMKA STANJA U ORGANIZACIJI

Provođenje GAP analize sustava upravljanja kvalitetom i okolišem je formalni način za tvrtke za procjenu gdje su i gdje oni trebaju biti. Cilj je razumjeti kako poboljšati postojeći sustav,  kako bi se zadovoljili regulatorni zahtjevi ISO 9001, ISO 14001 ili ISO 45001 standarda. Svaki dio standarda se provjerava kako bi se utvrdilo da li sadašnji sustav zadovoljava zahtjeve standarda. Po završetku Gap analize definira se opseg projekta. Norme ISO 9001, ISO 14001 ili ISO 45001 zahtijevaju određene dokumentirane postupke i dokumentirane informacije.

5. SASTANCI TIMA

Sastanci se trebaju planirati na način da se pokriju zahtjevi sustava upravljanja kvalitetom i okolišem koji se odnose na svako funkcionalno područje u tvrtki. Na primjer, zahtjeve nabave treba raspravljati s komercijalnim sektorom tvrtke. Kontrola sukladnosti zahtjeva može uključivati i proizvodnju, kao i kontrolni tim – inspekciju.  Sastanci bi trebao biti kratki, te sadržavati točke procjene, rokove i postignuća. Treba se pridržavati zadanih rokova te pratiti vremenska linija u tom smislu. Organizacija bi trebala biti stalno informirana o postignućima sustava (putem biltena) kako bi se projekt u potpunosti proveo.

6. DOKUMENTACIJA SUSTAVA UPRAVLJANJA

Prvi dokument koji bi trebao biti napisan iako nije više zahtjev navedenih ISO normi je Priručnik (kvalitete, okoliša ili zdravlja i sigurnosti na radu). Uz Priručnik prema ISO normama su bitne dokumentirane informacije opseg sustava, ključni procesi, kontekst organizacije, politika i ciljevi. Zapamtite, Sustav u skladu s ISO zahtjevima kroz procesni pristup je alat koji omogućuje organizaciji uspješno upravljanje sustavom u području kvalitete, okoliša, te zdravlja i sigurnosti na radu. Sustavom će se bolje upravljati što se vještije budu koristili alati. Analiza rizika i prilika je još jedan izvrstan alat koji će uvelike koristiti i manjoj organizaciji u učinkovitoj provedbi svojih poslovnih procesa.

Koristeći Gap analizu, plan projekta može ažurirati i uključiti sve standardne operativne postupke koji su potrebni da se stvorili ili izmijenili u skladu sa standardom. Kako su postupci izrađeni i digitalno, središnji repozitorij bi trebao biti izrađen za spremanje dokumenata elektronskim putem. Za svaki će dokument biti potreban pregled i odobrenje kako bi se utvrdilo jesu li ispunjeni uvjeti, te napredak projekta. Svaki dokumentirani postupak može popuniti nedostatke identificirane tijekom analize.

Postoji nekoliko poglavlja u standardu za navođenje aktivnosti koje treba uzeti u obzir kada se uvodi sustav:

Sadržaj ISO normi
1 Područje primjene
2 Upućivanje na druge norme
3 Nazivi i definicije
4 Kontekst organizacije
5 Vodstvo
6 Planiranje
7 Podrška 
8 Izvedba
9 Vrednovanje
10 Poboljšavanje

Pri stvaranju sustava upravljanja iz temelja, standardni operativni postupak predlošci mogu biti vrlo korisni i uštedjeti mnogo vremena. Svaka tvrtka treba procijeniti prednosti i nedostatke korištenja obrazaca – predložaka. Korištenje dobro izrađenog predloška može uštedjeti novac, uspostaviti dosljedan format i dati tvrtki solidne temelje za izgradnju vlastitog predloška. Zapamtite, predlošci se moraju izmjenjivati kako bi se zadovoljila osnovna djelatnost tvrtke kao i organizacijska strukturu.

7. UVOĐENJE SUSTAVA I OSPOSOBLJAVANJE OSOBLJA

Puno koraka je napravljeno kako bi se došlo do primjene – uvođenja standarda. Sustav upravljanja će biti uspješno uveden onda kada tvrtka razumije nove zahtjeve, dokumentaciju i njihove nove uloge u skladu sa standardom. Edukacija osoblja je ključ uspjeha. Iako je ovaj proces vrlo težak, jer ukoliko nije provedena učinkovita edukacija, ni sustav ne može biti učinkovit za organizaciju. Potrebna je potpuna predanost tvrtke i uspostavljanje tima za kvalitetu kako bi se uvođenje ISO normi uspješno provelo.

8. PROVEDBA INTERNOG AUDITA – PROVJERA UČINKOVITOST SUSTAVA

Sad kad je vaš sustav uveden i tvrtka koristi sustav, predstoji vrijeme za provjeru učinkovitosti sustava. Najbolji način da provjerite učinkovitost je revizija novih procesa. To se može postići korištenjem vanjskog revizora –  treće strane ili vlastiti tim za reviziju sustava. Koristeći svoju unutarnju reviziju tvrtki  pruža mnoge prednosti. To pojačava razumijevanje zahtjeva i održavanje zaposlenika na visokoj razini razumijevanja sustava. Izrada check-lista za provjeru može biti vrlo korisno iz više razloga, posebice jer tim za unutarnju reviziju (audit) može imati poteškoća pri podsjećanju na sve uvjete koje treba verificirati tijekom revizije. Rezultate revizije treba raspravljati Uprava sa menadžerskim timom organizacije i voditeljima procesa, kako bi se utvrdilo što potrebno poduzeti za rješavanje svih pitanja koja su identificirana, pokrenute nesukladnosti i korektivne radnje.

9. UPRAVLJANJE SUSTAVOM KVALITETE, OKOLIŠA, SIGURNOSTI NA RADU

Upravljanje novim sustavom kvalitete, okoliša, zdravlja i sigurnosti na radu je izazov nakon postupka uvođenja. Fokus na zadovoljstvo kupaca je najvažnije, kao i temeljni zahtjevi sustava prema ISO standardima.

Neki od zahtjeva su:

  1. Pratiti i mjeriti napredak vašeg sustava upravljanja
  2. Boriti se za kontinuirano poboljšanje
  3. Razmisliti o provedbi ciljeva i ciljeva u radu tvrtke

10. ANGAŽIRANJE CERTIFIKACIJSKOG TIJELA

Postoje mnoga tijela koje izdaju certifikate za standarde ISO 9001, 14001 i 45001. Najbolje je intervjuirati nekoliko certifikacijskih kuća kako bi se utvrdilo koja bi bila pravo rješenje za vas. U odluci bi trebali pomoći elementi poput lokacije, putnih troškova, administrativne pristojbe – cijene certifikata. Vrlo često se organizacije odlučuju za pojedinu kuću putem preporuke svojih suradnika, partnera i kupaca.